щодо оформлення кадрової документації у закладі освіти
Кадрове діловодство - діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу закладу освіти з питань приймання, переведення і звільнення, обліку працівників тощо. Правильна організація кадрового діловодства має велике значення. Саме на цьому етапі працівники ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання.
1. Призначення документації з кадрів
Для того, щоб правильно і вчасно прийняти рішення з будь-якого питання керівнику установи необхідно володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є необхідною передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами.
Облік кадрів ведеться в усіх закладах, які мають право самостійно здійснювати прийняття та звільнення працівників. Обліку підлягають працівники усіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.
У процесі роботи з ведення кадрової документації керівник закладу (відповідальна особа) повинна керуватися такими нормативними документами:
- - Закон України «Про працю» (Кодекс законів про працю України визначає правові засади і гарантії здійснення громадянами України права розпоряджатися своїми здібностями до продуктивної і творчої праці);
- - Наказ МОН України N 240 від 23.06.2000 «Про затвердження Інструкції з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах I - III ступенів».
- - Закон України «Про відпустки» (цей Закон встановлює державні права на відпустки, визначає умови, тривалість і порядок надання їх працівникам для відновлення працездатності, зміцнення здоров’я, а також для виховання дітей, задоволення власних життєво важливих потреб та інтересів, всебічного розвитку особи);
- - Закон України «Про колективні договори і угоди» (цей Закон визначає правові засади розробки, укладення та виконання колективних договорів і угод з метою сприяння регулювання трудових відносин та соціально-економічних інтересів працівників і власників);
- - Закон України «Про зайнятість населення» (цей Закон визначає правові, економічні та організаційні основи зайнятості населення України його захисту від безробіття, а також соціальні гарантії з боку держави в реалізації громадянами права на працю).
1. Документи по керівництву діяльності педагогічного колективу:
- · книга наказів з кадрових питань (зберігається 75 років);
- · книга обліку педагогічних працівників (зберігається 50 років);
- · трудові книжки працівників;
- · книга обліку руху трудових книжок (Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, затверджена наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 р. N 277) (зберігається 50 років);;
- · особові документи працівників (заяви про прийняття на роботу, звільнення чи переміщення, автобіографія, а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості працівника);
- · особові картки П-2;
- · графік відпусток;
- · штатний розпис.
2. Ведення трудових книжок
Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Вона призначена для встановлення загального, безперервного та спеціального стажу. Ведуться трудові книжки на всіх працівників, які пропрацювали в установі понад п'ять днів.
На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться за місцем основної роботи. Запис відомостей про роботу за сумісництвом вноситься за бажанням працівника.
Працівники, що стають до роботи, повинні подати власникові чи керівникові підприємства особисто трудову книжку, оформлену в установленому порядок.
Особи, які вперше стають до роботи й не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку, якщо є військовий квиток, то його теж треба пред'явити.
Зберігаються трудові книжки на підприємствах як документ суворої звітності. Відповідальність за ведення, зберігання і видачу трудових книжок несе керівник підприємства.
Трудові книжки є цінними документами. Тому на підприємствах ведеться їх суворий облік у відповідній документації: книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них веде керівник, який приймає та звільняє працівників, або секретар, на якого покладено обов’язки наказом керівника. У цій книзі реєструють усі трудові книжки та вкладиші до них, прийняті від працівників, а також видані трудові книжки та вкладиші до них із записом серії та номера, підписані особою, котра прийняла зазначені документи чи заповнила їх.
Кількість трудових книжок повинна співпадати з кількістю записів про них у Книзі обліку руху трудових книжок.
Одержуючи трудову книжку у зв'язку зі звільненням, працівник розписується в цьому в особовій картці (П-2) і в книзі обліку.
Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена підписом керівника підприємства та круглою печаткою.
Усі питання, пов'язані з порядком ведення трудових книжок, їх зберіганням, виготовленням та обліком, Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці та соціальної політики, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. № 58.
З кожним записом, занесеним у трудову книжку (призначення, переведення, заохочення), відповідальна особа повинна ознайомити працівника.
Стягнення до трудової книжки не заносяться.
Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться після видання наказу, але не пізніше тижневого терміну, а в разі звільнення – у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу.
Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів.
Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує секретар і після цього ставиться печатка закладу, на якому вперше заповнювалася трудова книжка.
У графі «Відомості про роботу» у вигляді заголовка записується найменування закладу. Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься.
У графі 2 зазначається дата прийняття на роботу.
У графі 3 записується «Прийнятий або призначений на таку-то посаду чи роботу» із зазначенням її конкретного найменування, а також роботи, професії чи посади.
Якщо робітникові присвоюється чергова категорія, то в трудовій книжці робиться запис про це.
Переведення працівника на іншу постійну посаду оформляється в такому самому порядку, як і прийняття на роботу.
Якщо за час роботи працівника змінилась назва закладу, то про це у графі 3 трудової книжки окремим рядком робиться запис: «Заклад (назва) з (дата) перейменовано на (назва)», а в графі 4 зазначається підстава для перейменування – наказ (розпорядження), його дата й номер.
Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження виконується на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім'я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.
Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом директора закладу.
До трудових книжок працівників у розділ «Відомості про нагородження» вносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, а в розділ «Відомості про заохочення» - відомості про заохочення за успіхи у праці.
У трудових книжках не роблять записи про премії, передбачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний характер.
Записи про причини звільнення у трудовій книжці мають відповідати формулюванням чинного законодавства і містити посилання на статтю чи пункт Закону: «Звільнений у зв'язку з прогулом, п. 4 ст. 40 КЗпП України». У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавством передбачено надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься із зазначенням цих причин. «Звільнений за власним бажанням у зв'язку з зарахуванням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України». Запис про звільнення працівника робиться за такими правилами:
- - у графі 1 ставиться порядковий номер запису;
- - у графі 2 – дата звільнення;
- - у графі 3 зазначається причина звільнення, «Звільнено за скороченням штатів, п. 1 ст. 40 КЗпП України»;
- - у графі 4 – підстава – наказ, його дата і номер.
Днем звільнення вважається останній день роботи.
У разі переведення працівника з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємства у графі 3 записується посилання на погодження: «Звільнено у зв'язку з переведенням на роботу на (назва підприємства), п. 5 ст. 36 КЗпП України».
У разі переходу на виборну посаду у графі 3 робиться запис «Звільнений у зв'язку з обранням на виборну посаду в (назва організації), п. 5 ст. 36 КЗпП України» тощо.
Записи, внесенні секретарем до трудових книжок, підтверджуються підписом директора і засвідчуються печаткою.
3.Оформлення заяв
Заява – це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через установи, заклади надані їм права (на працю, відпочинок, матеріальне і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси.
Хоча заява складається за довільною формою, багаторічною практикою вироблена певна схема розташування реквізитів. У заяві мають бути такі реквізити:
- • адресат;
- • відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові, вказані повністю в родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону);
- • назва виду документа (заява);
- • текст;
- • перелік додатків (копій документів);
- • дата (проставляють дату складання документа, переважно словесно-цифровим способом);
- • підпис заявника.
Адресат, відомості про заявника зазначають на початку робочої площі у правому верхньому куті аркуша; кожна частина заяви пишеться з окремого рядка. Домашня адреса заявника та номер його телефону наводяться в дужках. Текстова частина завжди починається зі слова «прошу», яке оформляють з абзацу. Це ключове слово заяви. Певна інформація, залежно від типу заяви, виражається інфінітивом, неозначеною формою дієслова, - «надати», «звільнити», «прийняти», «перевести», «нарахувати» і т. д. Відстань між реквізитами приблизно сягає 1,5-2,0 см, відстань між елементами реквізитів близько 6-7 см.
Заяву про прийняття на роботу оформляють на чистому аркуші паперу формату А-4 від руки або на трафаретному бланку.
У заяві не прийнято вживати прийменник «від» (від кого заява), а також архаїзми й канцеляризми («вельми переконливо», «завчасно Вам вдячний», «прошу не відмовити» й т. п.).
Заяви про прийняття на роботу, як правило, адресуються начальнику відділу освіти. Тому, аби заявникові не доводилося запитувати про прізвище й ініціали начальника в секретаря чи у відповідальної особи їм доцільно мати зразок заяви з цими відомостями. Заява про прийняття на роботу після розгляду її разом з іншими необхідними документами є підставою для видання наказу (розпорядження) про зарахування особи на роботу.
|
Заяву про переведення на іншу посаду (про звільнення ) оформляють на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу. У відомостях про себе заявник зазначає обійману ним посаду, своє прізвище та ініціали, домашню адресу і телефон не вказує.
|
4. Накази з особового складу
До групи кадрових документів належать накази з особового складу, які регламентують питання прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання різного виду відпусток, стягнення, заохочення і відрядження.
Наказ з особового складу – це розпорядчий документ, що створюється керівником установи і регламентує прийняття громадян на роботу, звільнення, переміщення працівників на інші посади, відрядження, відпустки, заохочення. Складають накази на підставі заяв працівників, протоколів колегіальних органів тощо.
Порівняно з наказами з основної діяльності, складання і оформлення наказів з особового складу має певні особливості. Констатуюча частина може бути відсутня.
До наказів по особовому складу залучають індекс "К".
Розрізняють прості (індивідуальні) і складні (зведені) накази з особового складу. В індивідуальних – міститься інформація тільки про одного співробітника, у зведених – про кількох, незалежно під які управлінські дії вони підпадають (приймання на роботу, звільнення, зміна прізвища тощо). Складаючи зведені накази необхідно враховувати, що в одному документі не повинна міститися інформація з різними термінами зберігання, тому рекомендується виділяти накази про надання відпустки, відрядження і т. ін., які мають короткий (3 роки) термін зберігання, на відміну від наказів щодо кадрових переміщень, які зберігаються 75 років. Накладання дисциплінарних стягнень і оголошення заохочень оформляють, як правило, окремими наказами.
Пункт розпорядчої частини починають зі слів: «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ», «ЗВІЛЬНИТИ» та інші. Ці слова друкують великими літерами від лівого краю. Після них ставлять двокрапку.
В наступному рядку з абзацу оформляють текст розпорядчої частини. Прізвище, ім'я й по-батькові. Далі зазначають посаду, структурний підрозділ та зміст дії щодо особи, про яку йдеться. У наказах в кінці має зазначатися підстава для його складання (заява, наказ тощо). Обов’язково при звільненні працівника у наказі та у записі трудової книжки робиться посилання на статтю КЗпП України.
Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Відповідальна особа (керівник закладу) зобов'язаний ознайомити зі змістом наказу зазначених осіб, у чому вони розписуються в оригіналі.
Директора закладу призначає на посаду та звільняє з посади відповідний орган управління освітою, згідно із чинним законодавством України. Призначення на посаду та звільнення з посади заступників директора та інших педагогічних працівників закладу здійснюється відповідним органом управління освіти за поданням директора закладу, з дотриманням чинного законодавства. Призначення на посаду та звільнення з посади інших працівників закладу здійснюється його директором відповідно до законодавства про працю.
5. Особова картка П-2
На працівників, яких приймають на постійну, тимчасову роботу, за сумісництвом, а також на роботу за контрактом, заповнюють особову картку П-2.
Процес заповнення особової картки регулюється Наказом Держкомстату та Міністерства оборони України від 25.12.2009 № 495/656.
Кількість особових карток повинна співпадати з кількістю трудових книжок.
Особова картка - це документ, який служить для аналізу складу і обліку кадрів. Особова картка заводиться після того, як одержано наказ про прийняття працівника на роботу. Заводиться вона на кожного працівника. Заповнюється особова картка тільки на підставі поданих документів (паспорта, військового квитка, трудової книжки, диплома). На підставі паспорта записуються прізвище, ім'я, по-батькові; рік та місце народження, домашню адресу, номер і серія паспорта, а також термін його дії, ким і коли виданий. На основі військового квитка записуються відомості про військовий облік. Записи про стаж роботи переносяться з трудової книжки. Обов'язкові в особовій картці - дата заповнення і підпис її власника. На зворотній стороні картки роблять відмітки про всі призначенні і переміщення на даному підприємстві, записують відпустки, а також проставляють дату, номер наказу. Особова картка зберігається у відділі кадрів.
6. Книга обліку педагогічних працівників
Книга обліку педагогічних працівників ведеться для одержання довідкової інформації про працівників. Заводиться книга на всіх педагогічних працівників. Записи здійснюються одночасно з оформленням наказів про прийняття, переведення, звільнення чи заохочення працівників.
7. Штатний розпис
Штатний розпис - це документ, що встановлює для даного підприємства, установи, організації структуру, штати й посадові оклади працівників. Штатний розпис містить найменування посад, чисельність персоналу і оклади по кожній посаді.
Назва посади має відповідати професійним назвам робіт, внесеним у Класифікатор професій, а також відповідати назвам, зазначеним у додатках наказу МОН України від 26.09.2005 N 557.
Невідповідність запису в штатному розписі, а в подальшому — в наказі про прийняття на роботу (переведення на іншу постійну роботу) і в трудовій книжці може призвести до серйозних труднощів, зокрема при оформленні пільгової пенсії, наданні щорічних додаткових відпусток тощо.
Немає коментарів:
Дописати коментар